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重庆交通大学教育发展基金会档案管理制度

时间:2016年12月07日 11:45 作者: 点击:[]

重庆交通大学教育发展基金会档案管理制度

第一章 总 则

第一条 为规范基金会行政事务管理,加强档案管理标准化、制度化建设,根据国家档案法律法规,结合本会实际,制定本制度。

第二条 档案工作坚持统一管理、分别负责的原则,本会办公室(秘书处)负责基金会档案的组织管理,各相关部门负责各自业务工作中形成的文件材料的收集、整理、归档,并支持、配合办公室(秘书处)做好档案管理工作。

第三条 基金会办公室(秘书处)是本会档案的管理部门,并指定档案管理人员,做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作,确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失。

第四条 基金会档案工作在业务上由重庆交通大学档案馆负责指导、监督和检查。

第二章 基金会档案管理内容

第五条 基金会档案是基金会筹备、成立以及活动情况的历史记录,是基金会工作的基础,是基金会工作查考和理论研究的依据。也是重庆交通大学档案的重要组成部分。

第六条基金会档案管理工作的主要任务是:贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法规;及时收集、整理和保管好基金会的档案材料,维护基金会档案材料的完整与安全;定期向学校档案馆报送相关归档材料;热情做好服务利用工作。

第七条 基金会根据实际情况,明确由承办人员负责基金会材料的收集、整理,立卷后移交档案管理人员归档和管理。

第八条 基金会的归档材料主要可分为四大类:第一类为登记材料,即基金会申请成立登记、变更登记、注销登记过程中所形成的文字材料;第二类为年度检查材料,包括上级主管部门及登记管理机关要求报送的年检材料;第三类为会计材料,包括基金会会计核算和财务管理的材料,如会计帐册、报表、审计报告等;第四类为基金会日常管理材料,包括基金会理事会议材料、捐赠目录等基金管理方面的材料。

第三章 归档要求

第九条 凡属归档范围的文件材料,各相关部门应按规定收集齐全,认真整理,按时向档案馆移交。各项业务工作中形成的文件材料的归档率、完整率应达到100%,任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第十条 归档的文件材料必须是办理完毕的正式文件材料。各部门应严把文件材料形成关,将不合规范的归档文件材料剔除于形成过程。

第十一条 归档的文件材料应当齐全完整,每份文件的印件与定稿、正件与附件、请示与批复等都应齐全,应当按照自然形成、保持历史联系的原则依序排列,印件在前、定稿在后,正件在前、附件在后,批复在前、请示在后,并符合长期保管的质量要求。所有归档文件材料的字迹要清晰、工整,禁止使用圆珠笔、铅笔等不耐久的字迹材料制作文件。

第十二条 归档文件资料必须按规定时间归档,严格归档手续。归档时应拟制移交清单一式二份,交接双方据此查验清点档案,签名交接。

第四章 档案的保管、移交、销毁

第十三条 档案保管应贯彻“以防为主,防治结合”的原则,配置安全防范设施,保证档案的完好与安全。要定期检查档案保管情况,发现问题及时处理。

第十四条 档案人员变动工作时,必须办理交接手续,严格核实交接的档案。

第十五条 档案不得借出、不得携带出境。如有特殊需要,档案经理事长或秘书长批准,可以提供查阅、摘抄、复印,并办理登记手续。查阅、摘抄、复印档案须由本基金会档案管理人员陪同。查阅档案时,严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。

第十六条 档案移交、销毁必须认真履行移交、销毁手续。移交、销毁档案由理事长审批,秘书长监交、监销。

第五章 附 则

第十七条本制度由重庆交通大学教育发展基金会办公室(秘书处)负责解释,自理事会批准之日起施行。

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